De mythe van de productiviteit

Nu het thuiswerken steeds langer duurt, ervaren steeds meer mensen dat het ze minder goed lukt om productief te zijn. Geen collega’s om je heen, minder sociale contacten, weinig dingen om naartoe te leven en de overige beperkingen die nu gelden zorgen ervoor dat je minder gemotiveerd bent, minder zingeving en verbinding met het bedrijf ervaart en daardoor waarschijnlijk minder productief kunt zijn. Toch wordt hier niet altijd open over gesproken.

Na maanden van schuldgevoelens en salarisschaamte heb ik besloten te stoppen met deze negativiteit en het taboe te doorbreken. Ik ben niet altijd even productief. Zo, het hoge woord is er uit! Maar toch, er is niets mis met mij. Ík ben niet abnormaal, de omstandigheden zijn dat! Dat geldt zeer waarschijnlijk ook voor jou. Dus voordat je naar de psycholoog rent of aan een workshop ‘Vitaal en productief thuiswerken’ begint, wil ik je vragen met mij te reflecteren op ons beeld van productief werken. Wanneer ben je als kenniswerker eigenlijk productief? Is productiviteit hetzelfde als druk zijn? En waren we ‘vroeger’ in onze kantoortuinen productiever dan thuis?

Wat is productiviteit eigenlijk?

De formule voor productiviteit (P) = R :O. De letter R staat daarbij voor resultaat en O voor offer. Elk arbeidsuur wordt gezien als een offer. Als je vandaag dus meer resultaat boekt per arbeidsuur dan gisteren kun je stellen dat je productiever bent geweest. In een autofabriek kun je aan het einde van de dag vrij makkelijk het resultaat tellen, namelijk het aantal gefabriceerde auto’s. Je kunt zo over een bepaalde periode precies meten of de productiviteit toeneemt of afneemt.

In een kenniswerkomgeving is meten van productiviteit lastig, zo niet onmogelijk. Vaak ben je de hele dag druk bezig, maar kan je aan het einde van de dag aan niemand een auto of een ander tastbaar eindresultaat laten zien. Een kenniswerker moet zijn of haar productiviteit eerder zoeken in het subjectieve oordeel of hij of zij waarde heeft toegevoegd.

De mythe van de 8-urige werkdag

‘Vroeger’, in de tijd van de drukke, afleidende kantoortuinen, voelde ik me over het algemeen vrij energiek en productief. Dagen bestonden, net als nu, veelal uit vergaderingen. Gezellig met z’n allen in een tl-verlichte vergaderruimte met ronkende namen van Nederlandse vliegvelden of boomsoorten. “We zitten in Schiphol”. Wij hadden Esdoorn toch gereserveerd?”, waren zinnen die toen volstrekt logisch klonken. De eerste 10 minuten van zo’n meeting waren per definitie niet productief, omdat de helft later kwam en je met de andere helft gezellig over koetjes en kalfjes zat te praten terwijl één van de collega’s een rondje koffie haalde. Als de vergadering voorbij was, liep ik door naar de volgende meeting of weer terug naar de werkplek, maar niet zonder nog even die of die tegen het lijf te lopen om iets te bespreken. Vervolgens zat ik op mijn flexplek met mijn noise-reducing headphones op hard te proberen om ongestoord ergens aan te werken, om daarna net iets te laat te vertrekken naar een afspraak elders in het land . Onderweg had ik misschien tijd om nog wat e-mails weg te tikken, als ik tenminste een zitplaats had weten te bemachtigen in de trein. Was ik op zulke dagen 8 uur productief? Zeker niet! Maar nu we massaal thuiswerken voelen we ons ontzettend schuldig als we niet minstens 8 uur lang ‘productie draaien’. Dat klopt dus niet.

Druk is niet hetzelfde als productief

Het gaat natuurlijk niet alleen om uren maken. Er is wat mij betreft ook een herbezinning nodig op het beeld dat we hebben van productief zijn, zeker nu. Productief zijn is niet hetzelfde als de hele dag druk zijn of 8 uur achter een scherm zitten. Productief zijn is waarde toevoegen. Tijdens mijn existentiële thuiswerkcrisis heb ik me meerdere malen wanhopig afgevraagd wat mijn toegevoegde waarde was. En eigenlijk is dat een hele goede vraag om jezelf te stellen. (Ik raad iedereen een dergelijke crisis dan ook van harte aan. Zeer oncomfortabel, maar nuttig). Ik kwam tot het volgende inzicht. Je toegevoegde waarde wordt bepaald door:

• de specifieke kwaliteiten en vaardigheden die je bezit;
• de ruimte om die toe te kunnen passen in je huidige functie;
• de mogelijkheid om ze door te ontwikkelen en naar een hoger plan te tillen.

Als jouw kwaliteiten niet matchen met de functie, of als je voornamelijk bezig bent met taken waarin je je kwaliteiten niet kunt inzetten en je geen tijd en ruimte hebt om te ontwikkelen, zal je geen productieve werknemer zijn. Ook al maak je nog zoveel (over)uren, heb je elke dag een zero inbox en vergader je een slag in de rondte. Dat is voor je werkgever niet fijn, maar vooral voor jezelf niet.

Coronatijd als bezinningstijd

Deze tijd, waarin velen worstelen met vraagstukken als zingeving en motivatie op het werk, leent zich er daarom goed voor om ons bewust te worden hoe we onze werktijd besteden. Stop ermee om elke werkdag op de automatische piloot ‘af te draaien’. Hou eens bij wat voor werk je eigenlijk doet tijdens je werkuren. Je werd aangenomen bij je huidige werkgever vanwege je specifieke kennis die het bedrijf nodig heeft, of omdat je goed bent in het verbinden van mensen,  een ster bent in het geven van presentaties etc.

Toch valt het me vaak op dat we, zowel toen op kantoor als nu thuis, een groot deel van onze tijd besteden aan e-mails, vergaderingen en sprintplanningen. Aan taken die waarde toevoegen, zoals het lezen van stukken om je kennis up-to-date te houden of het nadenken over een nieuwe strategie die je team of bedrijf verder helpt komt je vaak niet toe.

E-mails zijn natuurlijk geen onzin, maar ze zijn slechts een middel om te informeren, een vraag te stellen of een actie uit te zetten. Vergaderingen zijn geen onzin, maar een middel om met elkaar een stap verder te komen door gezamenlijk een probleem te analyseren, te brainstormen over een oplossing of concrete acties af te spreken. Het wordt een doel op zich als we een groot deel van onze werktijd (en vaak ook vrije tijd) besteden aan deze middelen. En dat gaat pas écht ten koste van onze productiviteit.

3 tips voor thuiswerkende kenniswerkers

Niemand wil de kantjes er vanaf lopen. Maar we moeten wel realistisch blijven. 8 uur per dag ‘productie draaien’ zit er voor de meeste gewone kenniswerk-stervelingen niet in. Daarbij kun je een aaneenschakeling van videocalls weliswaar een drukke dag noemen, maar het is verre van productief. Daarom hierbij enkele tips om je niet alleen een minder slechte thuiswerker te voelen, maar zelfs waardevol te zijn:

1. Omarm je improductiviteit!
   Op kantoor was je ook niet constant productief. En de huidige omstandigheden leiden ertoe dat je waarschijnlijk nóg iets minder productief bent. De ene dag zal je daar meer last van hebben dan de andere dag. Op dagen dat het niet lekker gaat, doe je er goed aan je laptop op tijd dicht te klappen en een ontspannende activiteit te doen. Morgen weer een dag!
2. Schrijf aan het begin van je werkdag minimaal 1 taak en maximaal 3 taken op waar je aan gaat werken.
   Zorg ervoor dat dit taken zijn die waarde toevoegen en waar je je kwaliteiten en vaardigheden in kwijt kunt. Heb je één van die taken afgerond? Gefeliciteerd, je bent daadwerkelijk productief geweest! Alle andere taakjes er omheen en alle e-mails en vergaderingen kunnen tussendoor of na afloop afgehandeld worden. Merk je dat er geen enkele ruimte is om aan die taken te werken? Bekijk de ingeplande vergaderingen eens kritisch en vraag je af wat er mis gaat als je 1 of 2 vergaderingen afzegt. Want let wel: jij bent eigenaar van je agenda!
3. Maak gebruik van de letterlijke afstand die je nu tot je werk hebt.
   Denk eens goed na over de match tussen je kwaliteiten en vaardigheden en je huidige functie. Kun je je ei kwijt in je werk? Zo niet, waar ligt dat aan? Grijp de kans om in gesprek te gaan met je leidinggevende en/of team over de huidige werkwijze en je takenpakket en breng daar eventueel verandering in aan. Ga een cursus of opleiding volgen of oriënteer je op een nieuwe functie.