Een wereld zonder e-mail – Deel 1

Wie kent het niet? Je komt terug na een lange vakantie en opent je mailbox. Het zweet breekt je uit na het zien van de ophoping van honderden ongelezen e-mails. Zuchtend zet je jezelf aan het werk om de berg e-mails “weg te werken”. Ja, meestal gebruiken we voor dit tijdrovende, energieslurpende klusje het woord “wegwerken”. Daarmee geven we eigenlijk al aan hoe weinig waarde we hechten aan een dergelijke taak. En toch blijven we dag in, dag uit bijdragen aan het eeuwige heen-en-weer-mailen. Dit leidt tot de volgende logische vraag. Waarom hebben we e-mail niet allang de wereld uit geholpen? Een blogreeks.

Boekenkoorts

Dagenlang lag ik praktisch op de deurmat voor de brievenbus, omdat ik reikhalzend uitkeek naar het nieuwe boek van Cal Newport: A world without email. Alleen de titel al! Dit moest ik lezen en wel zo snel mogelijk. De laatste bladzijde is nog niet eens omgeslagen en ik hang al in de digitale pen om de laatste inzichten met jullie te delen. Newport gebruikt ruim 260 bladzijden om ons te overtuigen dat 1) e-mail ons werkende leven verziekt en 2) er een wereld mogelijk is zonder e-mail. In deze blogreeks beginnen we met nummer 1.

E-mail als effectief instrument voor improductiviteit en ellende

Cal Newport betoogt dat de toename van het aantal e-mails in onze mailboxen bijdraagt aan de constante drukte die we als moderne werknemer ervaren. Uit een trendanalyse blijkt dat e-mailverkeer in de afgelopen jaren sterk is toegenomen. Wisselden we in 2005 nog 50 mails per dag, in 2019 was dit gemiddeld zo’n 126 mails per dag. Met behulp van data van RescueTime wordt inzichtelijk dat we eigenlijk constant e-mail checken, ongeveer elke 6 minuten. De gemiddelde gebruiker heeft per dag maar één uur en 12 minuten om ongestoord en productief te werken. Let wel: niet achter elkaar, maar versplinterd over de dag. Dit zou niet eens zo’n groot probleem zijn, ware het niet dat mensen bijzonder slecht zijn in multitasken. Het menselijk brein is niet gemaakt om constant de aandacht te verdelen tussen het uitvoeren van werktaken en het voortdurend elektronisch converseren over die taken. Het leidt er tevens toe dat onze hersenen minder goed presteren. En zelfs als we niet in onze inbox kijken, lijden we letterlijk onder de wetenschap dat de inbox volstroomt met verzoeken die we negeren. Een soort digitale FOMO.

De keerzijde van asynchrone communicatie

E-mail heeft natuurlijk ook een hoop positiefs gebracht. Wie wil er nu nog onleesbare memo’s op z’n bureau terugvinden of ouderwetse faxen gebruiken? Met email is snelle asynchrone communicatie mogelijk. En dat is een perfecte oplossing voor uitwisseling van eenvoudige berichten. Het gevaar schuilt hem vooral in ingewikkelde discussies die we voorheen in synchrone gesprekken zouden voeren en nu vervangen door eindeloze mailslingers met duizend mensen in de cc.
Daarnaast creëert het ook extra communicatie, die niet altijd zinvol is. Voorheen moest je nog moeite doen om naar iemand toe te lopen of de telefoon te pakken als er iets in je opkwam. Je dacht dan wel twee keer na over de urgentie van je boodschap. Nu kun je voor elke brain fart op de verzendknop drukken.
Ten slotte is emailverkeer niet aan werktijden gebonden. We mailen net zo lekker ’s avonds of in het weekend. Dergelijk gedrag dragen we soms ook nog eens als een badge of honour: kijk mij eens hard werken! En hoe meer mails je in de inbox hebt, hoe belangrijker je bent. De vraag is natuurlijk of het constant druk zijn met email wel onder de noemer serieus werk gevat zou moeten worden. Het leidt er eerder toe dat we steeds minder aan het echte werk toekomen.

Naar een gezonde, productieve werkomgeving

De grote vraag die Cal Newport terecht opwerpt is waarom we ons maar kritiekloos door de waan van het moderne werkleven heen slepen zonder stil te staan bij de vraag of deze manier van werken wel de meest optimale is. Bedrijven en organisaties zouden volgens hem allang moeten investeren in het stimuleren van een écht moderne, productieve en gezonde werkomgeving. In plaats daarvan wordt het probleem simpelweg bij de werknemer neergelegd. We volgen braaf een e-mailcursus, proberen de zero inbox-strategie toe te passen of de discipline op te brengen om op vaste momenten van maximaal 3 keer de mailbox te bekijken. Met een dagelijkse wandeling en een mindfulness-momentje proberen we het lawaai in ons hoofd weer een beetje tot bedaren te brengen. Zo moeten we zelf maar proberen sane te blijven in dit hyperactieve e-mailcircus. Terwijl het veel logischer zou zijn om onze werkwijze grondig te herdefiniëren. Een werkwijze die kenniswerkers in staat stelt om optimaal te presteren, waardoor productiviteit en het toevoegen van waarde toeneemt. Een omgeving waarin e-mail, maar ook Yammer, Slack en andere hippe chatfunctionaliteiten ons werkleven niet langer domineren. Is dat mogelijk? Dat lees je binnenkort.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *