Een wereld zonder e-mail – deel 2

Een wereld zonder e-mail bereik je niet zomaar. Cal Newport reikt in zijn nieuwe boek “A world without email” 3 basisingrediënten aan. Deze beloven een enorm effect te hebben op de hoeveelheden intern mailverkeer. Bovenal zou het zichtbaar moeten worden in het succes van een bedrijf. Een ongemakkelijk moment in het boek is als Newport uit de kast komt als aanhanger van de Agile werkwijze. Voor enkele lezers, waaronder ikzelf, een reden om de wenkbrauwen flink te fronsen. Dit is namelijk niet echt het meest originele en vernieuwende idee van deze eeuw te noemen. Wie dat als hoofdboodschap uit het boek haalt, heeft het boek echter niet goed gelezen.

Breinen als meest waardevolle kapitaal

De komende jaren krijgen we te maken met toenemende urgentie om oplossingen te bedenken voor maatschappelijke vraagstukken. Hoe houden we de zorgkosten in toom met het oog op de vergrijzing? Kunnen we zorgen we dat mensen mee kunnen blijven doen in een samenleving die toenemend complexer wordt? Hoe stoppen we de opwarming van de aarde? Enzovoorts, enzovoorts.
Het is geen overbodige luxe dat mensen met verstand van zaken de tijd en ruimte hebben om hier oplossingen voor te bedenken. Tot nu toe is de boodschap dat medewerkers vooral zelf moeten werken aan hun productiviteit. Cal Newport legt in zijn boek deze opdracht voor de verandering eens bij de werkgevers. Zij dienen een omgeving te creëren die onze hersenen optimaal in staat stelt om informatie om te zetten in waarde. Die breinen zijn namelijk het meest waardevolle kapitaal waar werkgevers over beschikken. Dat kapitaal wordt momenteel verkwanseld door mensen in een omgeving te laten werken waar ze onderhevig zijn aan een constante stroom van e-mails en constant aan het switchen zijn tussen taken. Dat kan anders.

Het specialisme-principe: minder werk met meer kwaliteit

wereld zonder email Rebelinda

Een van de belangrijkste ingrediënten voor zo’n werkomgeving is medewerkers minder werk te laten doen, maar met hogere kwaliteit. Newport noemt dit het specialisme-principe. Mensen moeten vooral bezig zijn met dingen waar ze goed in zijn. En door daar veel tijd en aandacht aan te besteden worden ze er nóg beter in. Dat gaat in tegen de trend van het generalisme. Kantoorwerk bestaat in toenemende mate uit mailen, powerpoint presentaties maken, de agenda beheren en vergaderingen in proberen te plannen.
De econoom Peter Sassone concludeerde daarom in 1992 al dat er sprake was van “de wet van afnemende productiviteit”. In zijn onderzoek kwam naar voren dat managers en specialistische werkers een groot percentage van hun tijd spendeerden aan taken die ook door ondersteunend personeel gedaan zouden kunnen worden. Als voorbeeld noemt hij senior marketing professionals die meer dan een dag per week kwijt waren aan het maken van grafieken en diagrammen voor presentaties.
Een bedrijf kan makkelijk geld besparen door te bezuinigen op ondersteunend personeel, zoals secretaresses. Maar uiteindelijk kost dit het bedrijf een grote daling van de productiviteit van hun duurbetaalde personeel.
Het specialisme-principe vraagt er dus om talenten en expertises van medewerkers weer als uitgangspunt te nemen. Dit vraagt tegelijkertijd om het opnieuw in ere herstellen van (de waarde van) het ondersteunend personeel.

Het begrenzen van professionele autonomie

Daarnaast stelt Newport de autonomie van kenniswerkers ter discussie. Hij is het ermee eens dat professionals alle ruimte moeten krijgen te bepalen hoe zij hun werk doen. Toch ziet hij wel noodzaak om een gezonde werkcultuur te bevorderen en hiervoor kaders te stellen. In plaats van het aan de medewerkers over te laten, moeten regels en mores kenniswerkers beschermen tegen ongecontroleerde communicatie en multitasking. Denk aan een ban op e-mails versturen in het weekend en de avonduren, het instellen van vergadervrije dagen en het hanteren van tijdslots waarin medewerkers benaderbaar zijn voor vragen (en anderen daarmee het geduld op te moeten brengen om soms even te moeten wachten in plaats van directe respons te verwachten). Maar ook het invoeren van een verkorte werkweek kun je beschouwen als een kader dat medewerkers dwingt om meer tijd te besteden aan zaken die van belang zijn.

Werkprocessen die daadwerkelijk faciliteren om je werk te doen

Ten slotte onthult Newport zich als een fervent voorstander van Agile-achtige werkprocessen. Deze moeten voorkomen dat zich een continue ad hoc dialoog over het werk afspeelt in de vorm van e-mails, vergaderingen etc. Diverse voorbeelden passeren de revue, die neerkomen op een vorm van Agile light:

  • Gebruik per project of klant een fysiek of digitaal bord.
  • Schrijf taken op kaarten en plaats die in kolommen, zoals to do, doing, done.
  • Benoem wie met deze taken aan de slag gaat.
  • Werk het bord geregeld bij. Alle informatie rondom het project is terug te vinden op dat bord. Hierdoor is communicatie buiten het bord om niet meer nodig.
  • Als er zaken zijn die om samenwerking of afstemming vragen (to discuss) wordt de eerstvolgende vergadering afgewacht in plaats van voor elk punt meteen een e-mail te sturen.

Implementatie van een e-mailloze wereld

Terug naar ons specialisme. En gezonde werkcultuur. Werkprocessen die focus faciliteren en ongebreidelde ad hoc communicatie en multitasking helpen voorkomen. Deze ingrediënten samen maken volgens Newport een wereld met een stuk minder e-mail mogelijk. Vaak worden enkele van deze ingrediënten al wel opgepakt in organisaties. Voorwaarde is echter dat dit in samenhang gebeurt. Je kunt er niet één ingrediënt uitkiezen, omdat ze nauw met elkaar samenhangen. Dat vraagt echter om een grondige herziening en een grote dosis lef bij organisaties.

  • Het lef om écht keuzes te maken (je kunt immers minder werk beleggen)
  • De moed je medewerkers te begrenzen (in plaats van hen in alles autonoom te laten zijn)
  • Werkprocessen durven inrichten die daadwerkelijk faciliterend zijn aan de medewerker zelf (werken in plaats van praten over werk of overzicht creëren voor onrustige managers).

Als dat betekent dat ik alleen nog maar dingen mag doen waar ik goed in ben (en wellicht ook meer resultaten kan bereiken), mijn inbox een stuk rustiger wordt en het bij korte, hoogfrequente sessies blijft, zou ik deze oplossing best willen uitproberen. Wekt de oplossing van Cal Newport bij jullie vertrouwen?



Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *