Het geheime recept voor een werkplek die werkt

Er komt een periode dat we weer terug mogen keren naar kantoor. Proactieve bedrijven bereiden deze terugkeer zo zorgvuldig mogelijk voor door goed na te denken over de inrichting. Een inrichting die recht doet aan de behoefte om elkaar te ontmoeten, te brainstormen en gefocust te werken. De inrichting van de werkplek kent inmiddels een hele geschiedenis. En die geschiedenis leert ons dat ingenieuze kantoorontwerpen de plank meestal behoorlijk misslaan.

De eerste kantoorklerken waren te vinden in het 19de-eeuwse Engeland en vormden toen nog een hele kleine groep. Ze deden hun administratieve taken in rokerige en slecht verlichte ruimtes, staand of zittend op een kruk achter een lessenaar. De industrialisatie ging gepaard met toenemend papierwerk. Dit leidde tussen 1860 en 1920 tot grote groei van kantoorpersoneel. Hiervoor werden in toenemende mate wolkenkrabbers gebouwd waar de kantoormedewerkers in bureautjes op een rij naast en achter elkaar aan het werk waren.

Claustrofobische cubicles

In de jaren ’60 ontstond het idee dat kantoorwerkers minder moesten worden afgeleid op kantoor en meer privacy nodig hadden. Zo bedacht Robert Propst de bekende cubicle, een soort bouwpakket voor een makkelijk op te bouwen ruimte met scheidingswanden. Ondanks de goede bedoelingen die hij hiermee had, bleek zo’n cubicle het tegenovergestelde effect te bereiken. Het werken in zo’n hokje is geestelijk uitputtend, psychologisch stressvol en lichamelijk ongezond.

Werken in een migraine

Begin jaren ‘90 liet Jay Chiat, baas van een reclamebureau, het kantoor van de toekomst bouwen. Muren werden neergehaald, waardoor er één grote ruimte ontstond. Werknemers hadden niet langer (recht op) een eigen bureau of andere persoonlijke spullen. Papier was uit den boze. Een telefoon en laptop konden bij de receptie opgehaald worden, alwaar je een plekje kon zoeken om te werken. Of je werkte thuis. Het ontwerp was op z’n zachtst gezegd nogal druk te noemen: grote rode lippen sierden de muren, er waren rode lichtgevende vloeren, verende stoelen etc. Een van de medewerkers verwoordde haar werkbeleving daar als “het werken in een migraine.” De kantoorinrichting leidde tot een hoop ongelukkige medewerkers, geruzie tussen collega’s en steeds meer mensen die van ellende maar gewoon thuisbleven. Na 5 jaar werd het “experiment” stopgezet.

Naar rumoerige kantoortuinen

Drukke designs zijn inmiddels ingeruild voor minimalistische interieurs, maar het concept van de grote ruimtes in de vorm van kantoortuinen bleef. Het idee erachter was dat het de kans op serendipiteit vergroot. Het zou mensen dichter bij elkaar moeten brengen en gesprekken tussen mensen van verschillende afdelingen stimuleren, waardoor er sneller innovatieve ideeën ontstaan. Maar in tegenstelling tot de bedoeling proberen werknemers zich vooral af te sluiten. Zo nam het gebruik van noise-canceling headphones en geluidswerende wanden in de kantoortuinen toe. Onderzoek heeft inmiddels overtuigend aangetoond dat kantoortuinen zorgen voor een verminderde concentratie en afname in prestatie en motivatie. Ook innovatie neemt juist af, omdat medewerkers zich constant bekeken voelen.

We zijn inmiddels aangeland in de (post)-coronaperiode. En ook nu weer zijn HR-professionals, architecten en designers druk aan de slag met nieuwe kantoorconcepten. Het kantoor als clubhuis is nu het wenkend perspectief. Met bij voorkeur voldoende ruimte om 1,5 meter afstand te kunnen houden. Als we de geschiedenis van de kantoren bekijken, kunnen we niet anders dan concluderen dat ook dit gedoemd is te mislukken. Maar wat moeten we dan? Gelukkig is er inspiratie te halen uit diezelfde geschiedenis, namelijk het verhaal over Gebouw 20 van MIT University.

Waarom Gebouw 20 een werkplek was die werkte

Gebouw 20 werd in 1943 neergezet als tijdelijk gebouw, maar bleef uiteindelijk 55 jaar staan op de campus van Massachusetts Institute of Technology (MIT). Al gauw kreeg het gebouw de naam magical incubator, omdat er vele wetenschappelijke doorbraken plaatsvonden. Het gebouw werd bevolkt door zo’n 4000 onderzoekers werkzaam in 20 verschillende disciplines. Het gebouw zelf was eigenlijk verschrikkelijk: niets was afgewerkt, het was te koud in de winter en te warm in de zomer. Door de doolhofstructuur ontstonden er echter vaak onverwachte ontmoetingen tussen onderzoekers met totaal verschillende achtergronden, met succesvolle uitvindingen als gevolg.

“Building 20 was a fantastic environment. It looked like it was going to fall apart. There were no amenities, the plumbing was visible, and the windows looked like they were going to fall out. But it was extremely interactive.”

Noam Chomsky, één van de meest bekende en succesvolle linguïsten die in Gebouw 20 werkte

Ook een ander element aan het MIT-gebouw bleek bij te dragen aan de prettige ervaring van de mensen die er werkten. Werknemers konden hun werkplek namelijk inrichten zoals ze zelf wilden. Wilde je een muur eruit slopen? Geen probleem. Er waren geen regels, alles was toegestaan. En juist dit element blijkt een grote succesfactor te zijn. Onderzoek naar welke kantoorruimtes medewerkers productief en gelukkig maakten, toonde aan dat het er niet zozeer om gaat hoe het kantoor is ingericht, maar dat het vooral belangrijk is dat medewerkers zelf zeggenschap hebben over de inrichting van hun omgeving.

Mijn eigen gebouw 20

Ik schrijf deze blog nu in mijn kantoortje in een anti-kraakgebouw bemenst door een verscheidenheid aan ondernemers. De plafonds zijn niet afgewerkt, de wanden van het kantoor zijn bedekt met spaanplaat, de gootsteen is regelmatig verstopt, het dak lekt en ook hier is het in de winter ijskoud en in de zomer bloedheet. Toch is het een hele fijne werkplek en voel ik me er productief en creatief. Mijn bureau is bedekt met mijn eigen spullen, inclusief een mok met aangekoekte resten van de Cup-a-Soup van gisteren en een niet-leeftijdsadequaat knuffelvarken. Mijn eigen gebouw 20 dus. Op het intranet bekijk ik ondertussen de vlog van de nieuwste inrichting van het kantoor van mijn werkgever. Ik zie smaakvolle zitjes, een gezellig kleed en strategisch gepositioneerde groene kamerplanten. Het ziet er mooi uit, echt waar. Maar ik vrees dat ik, bij toeval, voor het eerst op een werkplek terecht ben gekomen die écht werkt.

N.B. Mocht je na het lezen van deze blog interesse hebben in een werkbezoek aan de werkplek die écht werkt? Altijd welkom!

2 reacties op “Het geheime recept voor een werkplek die werkt”

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *