Leven volgens je heilige agenda

Leven volgens je agenda, dat klinkt best wel saai. Maar toch, ik wil je ervan overtuigen dat dit een heel goed idee is en verre van saai. Tenminste, als jij het net als ik ook fijn vindt om aan het einde van de dag de dingen gedaan te hebben gekregen die je moest doen en ook nog toekomt aan leuke dingen!

Waarom je nooit toekomt aan de dingen die je moet doen

Je kent het waarschijnlijk wel. Vol goede moed begin je aan de werkdag en je hebt de intentie er een productieve dag van te maken. Voor je ligt je to-do-lijstje die je tussen de vergaderingen door hoopt af te vinken. Je opent eerst maar eens je mailbox om te kijken of er dringende zaken zijn waar iets mee moet gebeuren. Je collega heeft een vraag. Daar moet je even het een en ander voor opzoeken. Als je alle info gevonden hebt, stuur je een antwoord terug. Dan popt er een mail van je manager op. Er moet met spoed een memo opgesteld worden voor het MT van morgen. Met een zucht zet je jezelf aan deze klus. Tussendoor word je nog een paar keer gestoord door telefoontjes en heb je nog een aantal afspraken. Aan het einde van de dag heb je eindelijk een half uurtje tijd om een verslag uit te werken, één van de dingen op je takenlijst. Eigenlijk ben je al best gaar en je krijgt de taak niet af. Ondertussen is je mailbox alweer volgestroomd en kun je nieuwe taken aan je steeds langer wordende to-do-lijst toevoegen. Met een onbevredigd gevoel zet je je computer uit. Morgen weer een dag.

Verhef je agenda tot Heilige Schrift

agenda heilig workflow Rebelinda

Is bovenstaande voor jou ook zo herkenbaar? Welcome to my world! Gelukkig heb ik mijn reddende engel gevonden. Zijn naam is Rick Pastoor en hij is mijn favoriete productiviteitsgoeroe. Ik heb ontzettend veel aan zijn boek ‘Grip’, waarin hij allerlei tips geeft om het werkende leven niet alleen draaglijker, maar ook productiever te maken. En waar hij mee begint is het heilig verklaren van je agenda. Een digitale agenda welteverstaan, want die kun je niet kwijtraken en altijd en overal raadplegen. Zijn devies is om alles in je agenda te zetten én je eraan te houden. Waarschijnlijk zet jij nu al braaf al je afspraken in de agenda. Maar vergeet vooral niet om ook eventuele reistijd, voorbereidingstijd en tijd voor het uitvoeren van hieruit voortvloeiende acties in te plannen. Heb je een grotere klus te doen, plan je daarvoor een werkblok in. Dit dwingt je om na te denken over de hoeveel tijd die je daaraan kwijt denkt te zijn. Plan dit werkblok in en houd je eraan! Je kunt tijdens dat werkblok dus niet in overleg, bellen met een collega of je mail wegwerken. Gebruik dit tijdsblok om daadwerkelijk aan de betreffende taak te werken. Plan je agenda echter niet propvol met werk. Zorg dat je ook pauzes inlast en probeer zo’n uur à anderhalf uur vrij te houden voor onverwachte zaken. Dat zorgt ervoor dat je productief kunt blijven en dat je regelruimte hebt om uitloop of onverwachte ‘binnenwaaiers’ te kunnen opvangen.

Gebruik je agenda als logboek

We zijn gewend om onze agenda vooral te gebruiken voor toekomstige afspraken en als geheugensteun op de werkdag zelf. Maar je kunt je agenda ook heel goed als een logboek gebruiken en daar weer heel veel van opsteken. Zo kun je achteraf veel beter beoordelen of de tijd die je voor een bepaalde taak gereserveerd had in je agenda ook voldoende was. Vaak hebben we de neiging om dit vooraf iets te optimistisch in te schatten. Dus als je merkt dat het maken van een financiële verantwoording niet één, maar twee uur in beslag neemt, kun je daar volgende keer een ruimer werkblok voor inplannen.
Of het valt je op dat je over bepaalde taken ‘s middags veel langer doet dan ‘s ochtends. Misschien ben jij in de ochtend wel productiever. En dat is handig om te weten. Zo kun je in het vervolg de iets taaiere klussen in de ochtenden inplannen, zodat je ‘s middags met dingen bezig kunt zijn die minder van je hersencapaciteit vergen.
Ten slotte kan een terugblik op je agenda ook helpen om te bepalen of je wel met de juiste dingen bezig bent. Vraag je eens af waarvoor je bent aangenomen of waar jouw toegevoegde waarde vooral ligt. Zie je dat terug in je agenda? Als jouw kracht bijvoorbeeld ligt in het geven van presentaties aan klanten en dit ook een belangrijke taak is binnen je functieprofiel, maar je agenda vooral gevuld is met interne administratie en overleggen, dan gaat er iets niet goed. Je laat je talenten onbenut en voegt minder toe aan de organisatie dan je zou kunnen. Dat biedt waardevolle input om je werkzaamheden opnieuw te prioriteren of een goed gesprek te voeren met je leidinggevende.

Borg de dingen die voor jou belangrijk zijn in je agenda

Als we niet uitkijken, worden we geleefd door de waan van de dag. We schieten van afspraak naar afspraak, verzanden in onze mailbox en hebben aan het eind van de dag geen tijd of energie meer voor sport, lezen of vermaak met de kinderen. En dat is zonde. Bonnie Ware heeft hierover een prachtig boek geschreven genaamd ‘Als ik het leven over mocht doen”. Daarin beschrijft ze de levenslessen die mensen op hun sterfbed met haar gedeeld hebben. Een van de terugkerende thema’s waar mensen aan het einde van hun leven spijt van hebben is, dat ze teveel tijd besteed hebben aan het werk en te weinig aan dierbaren of andere zinvolle activiteiten. Van die wijsheid kunnen wij leren door te zorgen dat we dit soort dingen bewust inplannen én ons eraan houden. Dus als jij twee keer in de week naar de sportschool wilt: plan het in. Ook al betekent dit desnoods dat je vroeg op moet staan om dit voor de start van je werkdag te gaan doen. Wil jij een keer in de week ‘s middags een leuke activiteit ondernemen met je kinderen? Plan het in. Blok bijvoorbeeld de woensdagmiddag in je agenda en maak je collega’s duidelijk dat je dan echt niet beschikbaar bent.

Een heilige agenda is prima te combineren met het onvoorspelbare leven

Een veelgehoorde tegenwerping is, dat ons hectische leven niet in een agenda te vatten is. En soms is dat inderdaad zo. Als zich acute zaken voordoen die niet kunnen wachten, zal je je agenda om moeten gooien. Maar het voordeel met een heilige agenda is, dat je precies kun zien aan welke zaken je die dag niet toe zult komen. Dat geeft je de mogelijkheid om het op een ander moment in te plannen, het over te dragen aan een collega of het niet meer te doen. Daarbij houdt het je ook scherp. Is dat wat zo ‘acuut’ is werkelijk zo belangrijk om je hele agenda voor om te gooien? Als het antwoord ‘ja’ is, prima. Maar als het antwoord ‘nee’ is, kun je met goede argumenten komen waarom je toch aan je ingeplande werkzaamheden voorrang geeft.

Hoe heilig is je agenda voor jou? Ben benieuwd naar je ervaringen!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *